Interview met Ilse Beckers: Een businessplan op 1 A4 voor CliniClowns, dat is lekker concreet zeg!

Ilse Beckers, directeur/bestuurder van CliniClowns, was op zoek naar een externe partij die kon helpen om de visie van de organisatie te vertalen naar tastbare doelen en strategieën. Factor Fier heeft CliniClowns geholpen met een pragmatisch businessplan op 1 A4 (OGSM) en ervoor gezorgd dat deze manier van aanpak succesvol wordt binnen de hele organisatie. “De externe blik, de expertise, de concrete aanpak en de vernieuwende inzichten zijn erg waardevol geweest in het proces om tot heldere doelen en strategieën te komen”, aldus Ilse Beckers.

Wat was de uitdaging waar jij en CliniClowns tegenaan liepen?

Drie jaar geleden zijn wij overgestapt naar een nieuwe manier van werken. Van een bureaucratische hiërarchie naar een holacratisch systeem waarbij wendbaarheid en autonomie belangrijke principes zijn om als organisatie meer focus op het realiseren van de doelen te krijgen. De organisatie is nu ingericht in cirkels. In de buitenste cirkel wordt de richting, de strategie en de doelen bepaald. Daarvoor, in de bureaucratische hiërarchie, hadden we natuurlijk ook doelen maar was de verbinding minder omdat, zoals in veel organisaties veel eilandjes waren ontstaan. De verschillende afdelingen en medewerkers waren heel gepassioneerd en hard aan het werk om impact te maken, maar we misten de gemeenschappelijke koers en keuzes vanuit de why van de organisaties.

Vanuit welke behoefte heb je externe ondersteuning gezocht?

We waren op zoek naar hoe we de why en de doelen van de organisatie concreet aan elkaar konden verbinden. Zodat het nieuwe besturingsmodel ‘doelgericht werken’ goed kan functioneren. Het moest zo simpel mogelijk. We wilden geen Poolse landdagen organiseren waarbij we veel tijd zouden verliezen door met iedereen apart te overleggen. We wilden het pragmatisch en grondig aanpakken en het zo helder en concreet als mogelijk houden. We waren op zoek naar een methode om de strategie te vertalen naar concrete doelen voor de hoofdcirkel als richting en basis voor de cirkels binnen de hoofdcirkel. Het principe van Doelgericht werken is gebaseerd op een cascade van doelen waarbij de doelen steeds een niveau dieper in de structuur worden doorvertaald. Zo werken we toe naar een organisatie waarbij elk stuk werk concreet bijdraagt aan de doelen.

Wat was de reden om voor Factor Fier te kiezen?

De gewenste, gemeenschappelijke, strategische doelen waren er nog net. Een externe frisse, professionele en pragmatische blik kon ons echt helpen om tot een goed proces en eindresultaat te komen. De propositie van Factor Fier ‘het businessplan op 1 A4’ sprak mij direct aan en was precies wat wij binnen de hoofdcirkel nodig hebben om uit de complexiteit te komen. Wij zaten in een periode waarin wij met heel veel zaken tegelijkertijd bezig waren; een nieuwe structuur, op zoek naar een manier om de aanpak zo simpel mogelijk te houden en dat zo snel mogelijk werkend te krijgen. En dat was de reden om met Factor Fier te starten. De essentie van Factor Fier zit in het verbeteren, concretiseren en vernieuwen. En het samen ontwikkelen van onze eerste OGSM (businessplan op 1 A4-tje) was een mooie start voor ons.

Hoe heb je de samenwerking ervaren tijdens het proces?

Het proces waar we samen in zijn gegaan was heel fijn. Al snel werden we bevestigd dat de externe blik van mensen met veel ervaring en die in veel organisaties meekijken ons ging helpen. Jullie stelden ons steeds weer de juiste vragen. Dat maakte het proces van de totstandkoming van het OGSM heel prettig. Er zijn tijdens de samenwerking voor ons vernieuwende inzichten ontstaan en we kregen meer focus in het concretiseren en versimpelen. Het bracht ook dat wij vanuit de directie op één lijn kwamen. Want als je met verschillende mensen zo’n proces doet, dan heeft ook ieder zijn eigen perceptie van de waarheid. Externe begeleiding kan daarin helpen. Door met externe specialisten kritische vragen te beantwoorden en ideeën te challengen kun je een grote stap te maken in het concretiseren van je eigen wensen. Op dat moment ga je ook met elkaar een ander gesprek voeren als MT. Het heeft ons geholpen om gezamenlijk op dezelfde pagina te komen. Het lukte ons om op basis daarvan tot een eerste goede versie van het OGSM-document te komen. Je businessplan op 1A4-tje, met heldere doelen, strategieën, kpi’s en acties. We hadden na onze sessies meteen ook de wens om het OGSM-model te gaan gebruiken en te cascaderen in de organisatie. We kregen tijdens dat proces met ons CliniClowns team meteen terug: dit is lekker concreet zeg!

Wat heeft de samenwerking met Factor Fier jullie voor de toekomst gebracht?

Het laat de nieuwe holacratische manier van werken renderen. Leuk dat doelgericht werken, maar als je geen heldere doelen hebt, dan gaat de methode ook niet voor je werken. De start met jullie paste naadloos bij wat wij voor ogen hebben met onze manier van werken. De externe perspectieven van team Factor Fier vanuit andere markten en de frisse blik was heel waardevol. Het hele pragmatische, concrete karakter en het snel inzien van wat wij nodig hadden, dat vind ik het meest aantrekkelijke van de dienstverlening van Factor Fier. De aanpak van het OGSM helpt erg goed om snel inzicht te krijgen waar de focus van organisaties zou moeten komen te liggen om kwalitatieve en kwantitatieve groei te realiseren. Dit is een kracht van Factor Fier waarmee veel organisaties kunnen worden geholpen als ze vraagstukken hebben op het gebied van groei.

Heb je nog een aanbeveling voor andere organisaties?

De inzet van Factor Fier gaf het inzicht dat je niet altijd heel veel overhoop moet halen in de organisatie om vooruit te gaan en te kunnen groeien. Als je wil weten aan welke knoppen je kunt draaien om snel tot goede inzichtelijke strategieën te komen die ook al in hetzelfde jaar kunnen renderen, dan moet je bij Factor Fier zijn!